Voor een tijdje kan dat best gunstig zijn voor de omzet van de onderneming. Maar op langere termijn is een onderneming alleen waardevol wanneer ze echte waarden respecteert, zoals rechtvaardigheid, eerlijkheid en respect, solidariteit, moed, matigheid, duurzaamheid en intelligentie. Wie die waarden naar waarde schat, creëert ook financiële waarde. Dan zal zijn onderneming op langere termijn ook economisch succesvol zijn.

Maar wie alleen op succes gefixeerd is, en menselijke waarden opoffert aan het succes, snijdt in zijn eigen vlees. Want in een onderneming waarin mensen niet meer gerespecteerd worden, zal op de duur niemand meer graag werken.

Er is tegenwoordig behoefte aan een goede bedrijfscultuur om goede medewerkers voor zich te winnen. In een onderneming waarin waarden miskend worden, voelen mensen zich algauw niet meer gewaardeerd. Miskenning van waarden leidt altijd tot gebrek aan zelfrespect en menselijk respect. En dat maakt het samenwerken en samenleven zelf ‘waardeloos’: het tast de waarden aan.

Maar wanneer het samenleven en samenwerken niet klopt, zal al snel ook het resultaat niet meer kloppen. Want dan gaat een groot deel van het potentieel verloren door intriges en kinderachtige spelletjes.

Waarden zijn uiteindelijk ook krachtbronnen voor de onderneming, waaruit ze kan putten. Wanneer de financiële waarden het belangrijkste zijn, verliest een onderneming haar echte bronnen, die haar juist vruchtbaarheid schenken.

Een stukje bewustwording van het feit dat de kwaliteit van de werkrelaties, bepalend is voor het persoonlijk succes en de resultaten van de onderneming.  Met tijdige en de juiste input is een onderneming in staat om haar belofte na te komen.

De kunst is om te zorgen dat je medewerkers wel de aandacht krijgen die zij verdienen. Want als je de relatie de aandacht geeft die zij verdient, en daarnaar werkt, is output daar een logisch gevolg van. Mits je een goede planning kunt maken. Dit gaat dus voor een deel ook over relaties die je onderhoudt: welke waarde hebben welke mensen voor je en geef je ze wel die aandacht die zij op grond van jouw taken en doelen moeten krijgen?

Organisaties lijden ook onder drukte en haast, met als gevolg dat hun medewerkers vaak slecht bereikbaar zijn. Het doel van een weekindeling organisatiebreed is tweeledig: de individuele medewerker heeft de rust om geconcentreerd te werken en de organisatie als geheel heeft rust in de werkdag.
Een voorbeeld van een planning organisatiebreed:

Tot 10.00 uur:      stiltetijd
10.00-11.00 uur:  iedereen mag bij elkaar binnenlopen.
11.00-12.30 uur:  concentratiewerkzaamheden, vergaderingen, overleggen
12.30-13.00 uur:  lunch
13.00-14.00 uur:  stiltetijd
14.00-15.30 uur:  concentratiewerkzaamheden, vergaderingen, overleggen
15.30-16.00 uur:  mogelijkheid om bij elkaar binnen te lopen
16.00-17.30 uur:  stiltetijd

Wat doe je wanneer je voelt dat je telkens weer in dezelfde gedragspatronen vervalt en niet verder komt.

Het is goed dat je voornemens maakt en je leven wilt verbeteren. Maar het basisprincipe voor elk plan tot verandering is: ik kan alleen veranderen wat ik ook aanvaard heb.

• Bekijk de zaken eerst realistisch. Met name; wie ben ik en wat zijn mijn sterktes en zwaktes. Wat kan ik veranderen en wat moet ik accepteren.
• Kies duidelijke doelen.  Dat vergt een trainingsprogramma. Denk na over welke stappen je wilt zetten en wat je wilt oefenen. Volg een oefenpad waarop je die houding kunt oefenen.

Een dergelijk oefenpad zou kunnen zijn: ik wil de komende week dichter bij mezelf blijven en mijn leven niet door mensen in mijn omgeving laten bepalen. Hoe kun je dat bereiken? Je kunt niet altijd bewust leven. Maar je kunt een voornemen maken: elke ochtend begin ik met een ritueel waarin ik liefdevol naar mezelf kijk.  En elke avond draag ik de dag op aan mezelf met een gebaar in de vorm van een schaal. Dan maak ik mezelf geen verwijten meer dat ik niet meer bij mezelf ben. Maar ik ben in elk geval
’s morgens en ’s avonds bij mezelf. En wanneer ik dat een tijd oefen, zal ik overdag steeds meer in mijn centrum zijn en me niet meer zo sterk door wisselende stemmingen om me heen laten beïnvloeden.

De gedragspsychologie zegt daarover: of ik een voornemen ten uitvoer breng of niet, heeft niets met een sterke wil te maken, maar alles met verstand. Misschien heb je teveel voorgenomen. Wanneer het niet lukt, is het beter kleine stapjes te zetten, die je dagelijks oefent. Wanneer je die een keer vergeet of niet aan toekomt, hoef je jezelf niet schuldig te voelen. Je begint de volgende dag gewoon weer opnieuw. Dan gaat er iets in je evolueren. Maar heb geduld. Niemand kan immers zomaar zijn oude ‘ik’ afschudden. Ik blijf dezelfde. Maar een aantal dingen kan ik bij mezelf anders vormgeven en verbeteren.

Welke gewoonten ga je veranderen?

1…………………………………………………………………………………………………

2…………………………………………………………………………………………………

De uitdaging is om 21 dagen aan deze gewoonte te werken door het ook echt anders te doen. Als je een dag mist, begin je van voren af aan: je moet het 21 aaneengesloten dagen volhouden.

Hoe kan ik leren dingen beter aan te pakken?
Een tip: het is goed om ’s morgens een plan op te stellen van wat je aan wilt pakken. Het best kun je de onaangename taken boven aan je lijstje zetten. Want zolang je ze voor je uit schuift, wordt de druk alleen maar groter en heb je niet meer genoeg energie voor wat je aan het doen bent. Wanneer je iets onaangenaams hebt afgewerkt, heb je meer kracht voor wat er nog aankomt. Houd je gewoon voor: ‘Het ene na het andere!’. Ook de moeilijkste taak begint met de eerste stap. 

Vol frisse moed!
Georganiseerd zijn betekent meer controle hebben over je leven en je tijd. Het is een manier om meer dingen te doen die je graag zou willen doen. Wanorde en chaos kosten energie. Doordat je bureau rommelig is, lijkt het vaak dat je meer te doen hebt dan eigenlijk het geval is. En dat veroorzaakt stress.

Op het moment dat je jezelf en je werkplek georganiseerd hebt, kom je erachter dat het veel makkelijker is om georganiseerd te zijn dan om een chaoot te blijven. 

De voordelen van een georganiseerde werkplek op een rijtje:

• bevrijd zijn van chaos en overbodige spullen
• flexibeler kunnen zijn
• creatiever kunnen zijn
• een hogere productiviteit
• minder stress
• minder moe
• minder prikkels
• betere concentratie
• minder tijd kwijt zijn aan zoeken
• meer tijd voor leuke dingen in je werk

Vraag jezelf ook eens af waarom iets onaangenaam is en wat zou kunnen helpen om het minder onaangenaam te maken?

Een interactieve informatiekaart HNW geeft snel inzicht in de principes van Het Nieuwe Werken en de raakpunten met duurzame ontwikkeling. Het programmabureau Leren voor Duurzame Ontwikkeling (LvDO) heeft voor organisaties die de HNW principes toepassen en dit willen combineren met duurzame ontwikkeling, een nieuw hulpmiddel, de informatiekaart. P&O-managers spelen een belangrijke rol in de verankering van duurzaamheid in de organisatie. Met het ontwikkelen van strategisch personeelsbeleid, werving en selectie, training en opleiding, begeleiding en coaching en ondersteuning van management in de lijn, maar ook ontwikkeling van mobiliteitsbeleid en ICT-beleid zijn er veel mogelijkheden om duurzaamheidsprincipes te introduceren en te borgen. De informatiekaart helpt organisaties die met personeelsbeleid en HNW willen bijdragen aan duurzaamheid. Op deze manier wordt ook invulling gegeven aan het sociale aspect van duurzaamheid ofwel de ‘People’ van People, Planet en Profit.  

De kaart is ontwikkeld in samenwerking met het ECLO (rijksnetwerkorganisatie voor Leren en Ontwikkelen), het P&O-overleg grote gemeenten (POGG) en de werkgroep Het Nieuwe Werken van het project Ambtenaar van de Toekomst. In een drietal sessies met 45 deelnemers uit diverse overheden en bedrijven werden de criteria geformuleerd die door de Argumentenfabriek verder zijn uitgewerkt en gerubriceerd. Bron: P&Oactueel

Hoe flexibel zijn mensen? Hoe ontwikkelen mensen zich tijdens het veranderingsproces? Hoe prachtig is het om mensen te spreken die het veranderingsproces naar Het Nieuwe Werken hebben meegemaakt. Mensen die in eerste instantie tegenstanders waren, zijn nu ambassadeurs, doordat de organisatie hen heeft betrokken in het proces. Inzicht heeft gegeven en faciliteert in hun ontwikkeling in digitale kennis en vaardigheden. Allemaal aspecten die nodig zijn om het Nieuwe Werken tot een succes te maken.

De grootste valkuilen als het gaat om planning zijn:

• niet plannen
• de hele agenda vol plannen met afspraken en vergaderingen
• je perfectionisme niet herkennen en bijsturen
• te optimistisch zijn en daardoor zelf tijdgebrek veroorzaken
• je door alles en iedereen van je geplande werkzaamheden laten afhouden
• het feit dat anderen hun doel bereiken belangrijker vinden dan de vraag hoe jij je doel bereikt.
• geen rekening houden met onvoorziene omstandigheden en
• ervan overtuigt zijn dat plannen geen nut heeft.

Ja, dat is leuk! Je hebt gelijk! Voor mezelf kan ik het allemaal goed gepland hebben. Maar het blijkt steeds weer dat er allerlei excuses zijn waarom het een of het ander niet op tijd wordt aangeleverd. Het lijkt er soms op dat mensen zich niet altijd realiseren welke gevolgen het heeft als hun werkzaamheden te laat of niet correct worden aangeleverd. 

Is dit voor u een herkenbare reactie? Wat een mooie uitdaging om dat bespreekbaar te maken binnen een team. Houdt er wel rekening mee dat niet iedereen zelfsturend is. Dat is afhankelijk van karakter, vaardigheden, motivatie en vaak ook het niveau van werkzaamheden.
Het zelfsturend vermogen van mensen, het vermogen om zichzelf richting te geven en doelen te stellen kan worden getraind met gerichte oefeningen. 

Leidinggevenden kunnen door afspraken te maken met de medewerkers over wederzijdse verwachtingen, leren loslaten in vertrouwen. Daarvoor is inzicht nodig in de eigen drijfveren en stijl van leidinggeven. Een follow-up systeem biedt ondersteuning bij de  behoefte aan controle en het sturen op output.

Bekijk de volgende video: Een sterk staaltje timemanagement

Waar besteed je je energie aan?
Wanneer je iets doet om de kwaliteit van je werk en je leven te verbeteren, is het belangrijk dat je gevoel zegt dat wat je wilt een goede fundamentele verandering zal opleveren. Verandering betekent loslaten. Dat kan gepaard gaan met onzekerheid en angst. Het is niet eenvoudig maar ieder mens heeft de keuze tussen blijven zitten waar je zit en leren leven met wat je hebt, of het roer om te gooien en de consequenties daarvan erbij te nemen. (Loesje: Leven is het meervoud van LEF).

Mogelijk kunnen deze tips een bijdrage leveren aan het organiseren van meer kwaliteit in je leven:

• bepaal de mate van stress. Wat zijn de achterliggende opvattingen. Bijvoorbeeld; moet je overal aan deelnemen? Moet je dingen doen omdat het bij je status hoort?
• kijk kritisch naar hoe je als mens in elkaar steekt en welke eigenschappen jou gevoelig voor stress maken. Bijvoorbeeld: moet je van alles wat je doet genieten? Mogen je kinderen niets te kort komen? Moet je altijd beschikbaar zijn voor je werk?
• leer terugschakelen naar een lagere versnelling en vind je eigen pauzeknop.
• Begin ’s morgens met een concentratietaak en open na 1 ½ uur je e-mail.

De vicieuze cirkel heb ik ooit ontvangen van een collega en geef het graag door ter overdenking of als inspiratie.

De vicieuze cirkel 
als ik blijf kijken
zoals ik altijd heb gekeken
blijf ik denken
zoals ik altijd heb gedacht

als ik blijf denken
zoals ik altijd heb gedacht
blijf ik geloven
wat ik altijd heb geloofd

als ik blijf geloven
wat ik altijd heb geloofd
blijf ik doen
wat ik altijd heb gedaan 

als ik blijf doen
wat ik altijd heb gedaan
blijft mij overkomen
wat mij altijd overkomt 

maar als ik nu mijn ogen sluit
en mijn ware zelf voel van binnen
dan kom ik deze cirkel uit
en kan ik steeds opnieuw beginnen

“Toen de zakelijke wereld in de jaren tachtig en negentig informatiegevoeliger werd, waren organisaties die investeerden in hun mensen en hun systemen in staat om zich snel aan te passen aan verandering. Vandaag de dag liggen er vergelijkbare kansen. De uitdagingen van voorheen met betrekking tot het creëren, analyseren en manipuleren van informatie worden vervangen door nieuwere uitdagingen met betrekking tot het gebruik, het begrip en het beheer van informatie. Volgens schattingen van IDC besteden informatiewerkers 2,5 uur per dag, oftewel 30% van hun werktijd, aan het zoeken naar informatie. Andere onderzoeken van Ford Motor en AIIM stellen dat informatiewerkers 15-25% van hun tijd besteden aan niet-productieve, informatiegerelateerde activiteiten.

Al deze tijd wordt niet besteed aan het uitvoeren van taken die waarde hebben voor de organisatie, zoals het evalueren van personeel, het analyseren van de verkoop, budgetteren, forecasten, projectplanning of interactie met klanten. Organisaties kunnen er substantieel voordeel van hebben als hun kundige, ervaren medewerkers meer tijd kunnen besteden aan taken met een hoge waarde, en minder tijd en energie hoeven te stoppen in het opsporen van de juiste versie van een document, het verwerken van feedback van teamleden die niet goed waren ingevoerd in het samenwerkingsproces, reizen of het regelen van logistieke zaken ten behoeve van een groepsvergadering. (Bron; Whitepaper Bill Gates; Digitale werkstijl: het nieuwe werken)”.

Je kunt er heel veel over lezen maar daar los je het probleem niet mee op. Hoe organiseer je, je informatiestroom en hoe creëer je de genoemde tijd voor je taken met een hoge waarde? Dat kan door slimmer te werken met de informatie die je iedere dag tot je neemt. Google heeft mooie mogelijkheden om informatie te verzamelen en te koppelen. Dare2Be heeft op Slideshare een prachtige presentatie die dit fantastisch weergeeft. Je realiseert een enorme tijdsbesparing en je hebt geen nieuwsoverload meer in je inbox.

De werkmethodiek Het Betere Werken van Denise Hulst sluit op een groot aantal gebieden erg goed aan bij tijd- en plaatsonafhankelijk werken, als het gaat om timemanagement, training en coaching op persoonlijke effectiviteit.

excellentY biedt die trainingen aan. Het Betere Werken leert mensen o.a. hoe zij kunnen voorkomen dat de informatie ‘overload’ de werkdag domineert. De training Efficiënt e-mailen leert hoe juist de tijdsbesparende functies van deze applicatie kunnen worden toegepast.

Op basis van een aantal voorwaarden, onderneemt Outlook of Lotus Notes een door jouw bepaalde actie. Wizard Regels sorteren binnenkomende mailberichten. Een regel kun je toepassen op berichten van bepaalde personen en/of op onderwerp. Je kunt ze direct sorteren en laten verplaatsen naar een map of doorsturen naar de verwijderde items. Geen gezoek en geen twijfel. Je hebt alle betreffende mails in het dossier. Het biedt rust en overzicht.

Wist je dit nog niet of maak je er nog geen gebruik van? Zo maak je Wizard Regels en Rules.
Outlook:

• Ga naar extra in de werkbalk en vervolgens naar Wizard Regels
• Klik op de knop ‘Nieuw’
• Nieuwe berichten van iemand (of onderwerp) verplaatsen, verwijderen, doorsturen en autoarchiveren. Bekijk de mogelijkheden goed en bepaal welke actie bij het soort bericht hoort.
• Klik op persoon of distributielijst
• Selecteer de naam van een afzender
• Klik op de knop Van
• Kies vervolgens naam (dossier) map
• Selecteer eventueel de (sub) map waarnaar het bericht verplaatst moet worden
• Klik op OK
• Klik op voltooien

Lotus Notes:

• Kies regels of filter Rules links in de mappenlijst
• Kies nieuw of new boven in de werkbalk
• Klik op nieuwe berichten verplaatsen ( in deze optie kan je kiezen; verplaatsen, verwijderen, doorsturen etc.)
• Kies de naam van een afzender of distributielijst
• Klik op personen of distributielijst
• Klik op de knop Van
• Kies OK
• De naam van de afzender wordt dan in de Wizard ingevuld
• Kies nu de naam van de map waar het bericht naartoe moet
• Selecteer de map
• Klik op OK en vervolgens op Voltooien. 

excellentY biedt trainingen aan. Het Betere Werken leert mensen die werken in een kantooromgeving o.a. hoe zij kunnen voorkomen dat de informatie ‘overload’ de werkdag domineert. De training Efficiënt e-mailen leert hoe juist de tijdsbesparende functies van deze applicatie kunnen worden toegepast.

Een hele tijd ‘in de weer’ zijn en nog niets gedaan hebben?
Uw secretaresse moet een rapport uitwerken voor de vergadering van volgende week. Als ze net begonnen is, belt Piet of het verslag van de vorige vergadering al verstuurd is. Ze belooft dit uit te zoeken. Dan wordt de post binnengebracht. Nieuwsgierig kijkt ze wat er allemaal bij zit. Een mail van personeelszaken komt binnen waaruit blijkt dat men zit te wachten op de beslissing of er een nieuwe medewerker wordt aangesteld. Ze besluit even bij personeelszaken langs te gaan om de spullen te brengen. In de wandelgangen komt ze nog een collega tegen die haar aanspreekt en de nodige vragen heeft. En ondertussen pakt ze snel een kop koffie. Terug op haar werkplek constateert ze de nodige rode uitroeptekens in haar mailbox…….. Stelt ze prioriteiten?  Hoe doet ze dat en welke criteria heeft ze daarvoor?

De moderne medewerker moet tegenwoordig van vele markten thuis zijn. Plannen, overzicht creëren, informatie stroomlijnen, continuïteit in het arbeidsproces borgen, organiseren, archiveren, en de in en outs van bijvoorbeeld Outlook kennen en toepassen om het werk met plezier en vanuit rust te kunnen doen.  De prioriteiten veranderen voortdurend.  Het Betere Werken reikt mensen een werkmethodiek aan, waarbij alle onderdelen van het werkproces een eigen plek krijgen. Kernbegrippen zijn: keuzes maken, met aandacht werken, vooruitkijken, organiseren en structureren, plannen en zelfreflectie.

folder Het Betere Werken